Dalam merancang busana tersebut, Ivan menyiapkan sekitar empat hingga lima desain yang akan dikenakan oleh para atlet saat mengikuti defile. Rancangan itu mengusung tema Sekar Jagat Vijaya yang merepresentasikan keindahan dalam keberagaman, keberanian, ketangguhan, serta kemenangan.
Meski menjadi pengalaman membanggakan, Ivan mengakui proses persiapan hingga pelaksanaan di Jepang bukan perkara mudah. Ia harus menghadapi berbagai tantangan, terutama dalam memastikan kebutuhan busana dan penampilan para atlet terpenuhi dengan baik.
Ivan mengungkapkan, dirinya membawa lima asisten untuk membantu proses persiapan. Namun, para asistennya ternyata tidak diperbolehkan masuk ke area atlet sehingga ia harus turun tangan langsung menangani berbagai keperluan, mulai dari riasan hingga penataan rambut.
"Oh, persiapannya lelah banget udah pasti. Di sana tahu sendiri kan kalau di Jepang semuanya serba rapi, semua serba detail, semua serba diatur. Jadi aku tuh bawa asisten lima, tapi ternyata kelima asisten aku tuh nggak bisa masuk ke wilayah atlet. Jadi akhirnya aku yang ngerjain semuanya, aku bantuin make up, bikin rambut dan segala macam," jelasnya.
Ia juga harus menyesuaikan proses persiapan dengan kebutuhan para atlet penyandang disabilitas. Menurut Ivan, hal-hal yang mungkin terlihat sederhana, seperti akses menuju bus, membutuhkan waktu dan penanganan khusus agar seluruh persiapan berjalan lancar.
