NADIKABAR.COM — Menunda pekerjaan menjadi kebiasaan yang kerap dialami banyak orang, baik saat mengerjakan tugas kantor, menyelesaikan pekerjaan rumah, maupun memenuhi tanggung jawab sehari-hari. Awalnya mungkin hanya ingin beristirahat sebentar, tetapi tanpa disadari waktu berlalu dan pekerjaan justru semakin menumpuk.

Kebiasaan ini dikenal sebagai prokrastinasi, yaitu perilaku menunda pekerjaan meskipun seseorang mengetahui bahwa penundaan tersebut berpotensi menimbulkan dampak negatif. Penyebabnya pun beragam, mulai dari merasa kewalahan, takut melakukan kesalahan, sulit berkonsentrasi, hingga terlalu banyak gangguan di sekitar.

Menunda pekerjaan tidak selalu berarti seseorang malas. Dalam sejumlah kasus, kebiasaan ini berkaitan dengan kesulitan mengelola emosi, tekanan terhadap diri sendiri, atau kebingungan menentukan langkah awal.

Meski demikian, kebiasaan menunda pekerjaan bisa dikurangi dengan membangun rutinitas yang lebih teratur dan menerapkan strategi sederhana. Berikut sepuluh cara yang bisa Anda coba agar pekerjaan lebih cepat selesai dan produktivitas meningkat, mengutip Newcastle University dan sumber-sumber lain.

1. Kenali penyebab kebiasaan menunda pekerjaan

Langkah pertama untuk mengatasi kebiasaan menunda adalah memahami alasan di baliknya. Cobalah memperhatikan kapan Anda paling sering menunda pekerjaan dan apa yang dirasakan saat itu.

Misalnya, Anda mungkin menunda karena pekerjaan terlihat terlalu rumit, khawatir hasilnya tidak sesuai harapan, atau merasa tidak tahu harus mulai dari mana. Ada pula yang mudah terdistraksi oleh media sosial, pesan masuk, maupun kegiatan lain yang terasa lebih menyenangkan.

Dengan mengenali pemicunya, Anda dapat menentukan cara yang lebih tepat untuk mengatasinya. Jika masalahnya adalah kebingungan, buatlah langkah kerja yang lebih jelas. Jika penyebabnya gangguan dari ponsel, kurangi akses terhadap aplikasi yang sering mengalihkan perhatian.

Memahami penyebab penundaan membantu Anda menyelesaikan masalah dari akarnya, bukan sekadar memaksa diri untuk bekerja lebih keras.

2. Pecah pekerjaan besar menjadi tugas-tugas kecil

Pekerjaan yang terlihat besar dan rumit sering kali membuat seseorang merasa kewalahan sebelum mulai mengerjakannya. Akibatnya, pekerjaan terus ditunda karena terasa membutuhkan terlalu banyak waktu dan tenaga.

Untuk mengatasinya, cobalah membagi pekerjaan menjadi beberapa bagian yang lebih kecil dan mudah dilakukan.

Sebagai contoh, daripada menuliskan target “menyelesaikan laporan bulanan”, Anda bisa membaginya menjadi mengumpulkan data, memeriksa angka, menyusun kerangka laporan, menulis isi, dan melakukan pemeriksaan akhir.

Setiap bagian memiliki target yang lebih jelas sehingga Anda tidak perlu memikirkan seluruh pekerjaan sekaligus.

Cara ini juga membantu Anda melihat kemajuan secara bertahap. Ketika satu bagian selesai, Anda bisa melanjutkan ke bagian berikutnya tanpa harus merasa terbebani oleh keseluruhan tugas.

3. Terapkan aturan lima menit untuk memulai pekerjaan

Jika Anda kesulitan memulai, cobalah aturan lima menit. Caranya sederhana, yakni berkomitmen mengerjakan tugas selama lima menit terlebih dahulu.

Anda tidak harus langsung menyelesaikan semuanya. Cukup lakukan langkah awal, seperti membuka dokumen, membaca instruksi, menyusun tiga poin utama, atau membalas satu pesan pekerjaan yang penting.

Strategi ini dapat membantu mengurangi hambatan mental ketika hendak memulai pekerjaan. Setelah lima menit berlalu, Anda bisa memutuskan untuk melanjutkan jika masih memungkinkan.

Pendekatan serupa juga disarankan dalam panduan Oxford Health NHS Foundation Trust untuk membantu seseorang mengatasi kebiasaan menunda.

Hal terpenting adalah tidak menunggu sampai merasa benar-benar termotivasi. Terkadang, motivasi justru muncul setelah Anda mulai melakukan sesuatu.

4. Susun daftar pekerjaan berdasarkan prioritas

Daftar pekerjaan atau to-do list dapat membantu Anda mengetahui apa yang perlu diselesaikan dan mencegah waktu habis untuk memikirkan tugas mana yang harus dikerjakan lebih dahulu.

Namun, jangan sekadar menuliskan semua pekerjaan tanpa menentukan urutannya. Pisahkan tugas berdasarkan tingkat kepentingan, tenggat waktu, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Dahulukan pekerjaan yang penting dan mendesak, terutama jika berkaitan dengan tenggat waktu atau tanggung jawab yang tidak bisa ditunda. Setelah itu, alokasikan waktu untuk tugas penting lainnya yang belum harus selesai hari itu.

Hindari membuat daftar terlalu panjang yang justru membuat Anda semakin kewalahan. Pilih beberapa target realistis untuk diselesaikan dalam satu hari.

Anda juga bisa menuliskan hasil yang ingin dicapai secara spesifik. Misalnya, bukan hanya “mengerjakan presentasi”, melainkan “menyelesaikan lima slide pertama sebelum makan siang”.

Target yang jelas membuat Anda lebih mudah memulai dan mengevaluasi kemajuan pekerjaan.

5. Gunakan teknik Pomodoro untuk menjaga fokus

Teknik Pomodoro merupakan metode pengelolaan waktu yang membagi pekerjaan ke dalam sesi fokus dan waktu istirahat singkat.

Salah satu pola yang umum digunakan adalah bekerja selama 25 menit, kemudian beristirahat selama lima menit. Setelah menyelesaikan empat sesi, Anda dapat mengambil istirahat yang lebih panjang sesuai kebutuhan.

Selama sesi kerja, fokuslah pada satu tugas dan hindari berpindah-pindah aktivitas tanpa alasan yang jelas. Jika muncul keinginan untuk membuka media sosial atau mengerjakan hal lain, catat terlebih dahulu dan kembali ke pekerjaan utama.

Metode ini dapat membantu Anda memulai pekerjaan tanpa merasa harus berkonsentrasi selama berjam-jam sekaligus.

Meski demikian, durasinya tidak harus selalu 25 menit. Anda dapat menyesuaikannya dengan tingkat kesulitan pekerjaan, kemampuan berkonsentrasi, serta kebutuhan istirahat masing-masing.

6. Kurangi gangguan dari ponsel dan lingkungan sekitar

Salah satu penyebab pekerjaan tertunda adalah banyaknya gangguan yang muncul ketika sedang berusaha berkonsentrasi.

Notifikasi pesan, media sosial, video pendek, dan percakapan di sekitar dapat membuat perhatian teralihkan. Akibatnya, pekerjaan yang seharusnya selesai dalam waktu singkat justru membutuhkan waktu lebih lama.

Untuk mengatasinya, aktifkan mode senyap atau fitur jangan ganggu pada ponsel selama sesi kerja. Letakkan perangkat di luar jangkauan jika tidak dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

Jika bekerja di lingkungan yang ramai, Anda bisa memilih tempat yang lebih tenang atau menggunakan penyumbat telinga jika memungkinkan.

Selain itu, siapkan kebutuhan kerja sebelum memulai agar Anda tidak perlu berulang kali meninggalkan meja untuk mencari dokumen, alat tulis, atau bahan lainnya.

Lingkungan yang mendukung dapat membantu Anda mempertahankan perhatian dan mengurangi kesempatan untuk menunda pekerjaan.

7. Jangan menunggu hasil yang sempurna

Keinginan menghasilkan pekerjaan terbaik memang bisa menjadi hal positif. Namun, jika standar yang ditetapkan terlalu tinggi, Anda justru mungkin takut memulai karena khawatir hasilnya tidak akan sesuai harapan.

Kondisi ini dapat membuat seseorang terlalu lama merencanakan, berulang kali memeriksa hal kecil, atau terus menunda karena merasa belum siap.

Untuk mengatasinya, fokuslah menyelesaikan draf awal terlebih dahulu. Anda tidak harus menghasilkan pekerjaan yang sempurna pada percobaan pertama.

Misalnya, ketika menulis laporan, susun terlebih dahulu gagasan utama dan data yang diperlukan. Setelah seluruh bagian selesai, barulah Anda memeriksa kesalahan, memperbaiki kalimat, dan menyempurnakan hasilnya.

Memisahkan tahap pengerjaan dan penyuntingan membantu pekerjaan bergerak maju tanpa mengabaikan kualitas.

Ingat, pekerjaan yang sudah selesai dan masih bisa diperbaiki sering kali lebih bermanfaat daripada rencana sempurna yang tidak pernah diwujudkan.

8. Buat jadwal kerja yang realistis

Jadwal yang teratur dapat membantu Anda mengurangi kebiasaan menunda karena setiap pekerjaan memiliki waktu pengerjaan yang lebih jelas.

Cobalah menentukan waktu khusus untuk menyelesaikan tugas tertentu, misalnya memeriksa surat elektronik pada awal hari, mengerjakan tugas utama pada pagi hari, dan menyelesaikan pekerjaan administratif pada sore hari.

Sesuaikan jadwal dengan tingkat energi dan kebiasaan Anda. Jika lebih mudah berkonsentrasi pada pagi hari, manfaatkan waktu tersebut untuk mengerjakan tugas yang membutuhkan pemikiran mendalam.

Jangan lupa menyediakan waktu untuk makan, beristirahat, dan menghadapi pekerjaan mendadak. Jadwal yang terlalu padat justru berisiko membuat Anda kewalahan dan kesulitan mempertahankan rutinitas.

Evaluasi jadwal secara berkala untuk mengetahui apakah pembagian waktu sudah sesuai dengan kebutuhan. Jika ada pekerjaan yang memerlukan waktu lebih lama, lakukan penyesuaian tanpa menganggap seluruh rencana telah gagal.

9. Berikan penghargaan setelah menyelesaikan tugas

Memberikan penghargaan sederhana kepada diri sendiri dapat membantu menjaga motivasi ketika mengerjakan tugas yang terasa membosankan atau menantang.

Sebagai contoh, Anda bisa menikmati secangkir minuman favorit setelah menyelesaikan laporan, berjalan sebentar setelah menuntaskan satu sesi kerja, atau menonton acara kesukaan setelah target harian tercapai.

Penghargaan tidak harus berupa sesuatu yang mahal. Hal sederhana yang menyenangkan pun dapat menjadi dorongan untuk mempertahankan kebiasaan produktif.

Namun, pastikan penghargaan diberikan setelah target yang disepakati selesai, bukan menjadi alasan untuk terus menunda pekerjaan.

Anda juga bisa mencatat tugas yang berhasil diselesaikan setiap hari. Melihat kemajuan yang sudah dicapai dapat membantu meningkatkan rasa percaya diri dan membuat proses membangun kebiasaan baru terasa lebih nyata.

10. Berhenti menyalahkan diri sendiri dan evaluasi kemajuan

Ketika pekerjaan kembali tertunda, sebagian orang langsung menganggap dirinya malas atau tidak disiplin. Padahal, menyalahkan diri sendiri secara berlebihan tidak selalu membantu menyelesaikan masalah.

Alih-alih terus merasa bersalah, cobalah mengevaluasi apa yang membuat pekerjaan tidak berjalan sesuai rencana. Apakah targetnya terlalu besar, waktu pengerjaannya kurang tepat, atau ada gangguan yang belum berhasil diatasi?

Gunakan jawaban tersebut untuk memperbaiki strategi pada hari berikutnya. Jika target sebelumnya terlalu berat, pecah menjadi langkah yang lebih kecil. Jika jadwal terlalu padat, tentukan kembali prioritas yang paling penting.

Perubahan kebiasaan membutuhkan proses dan konsistensi. Anda tidak harus langsung menjadi produktif setiap saat, tetapi dapat mulai membangun pola kerja yang lebih baik secara bertahap.

Jika kebiasaan menunda berlangsung terus-menerus hingga sangat mengganggu pekerjaan, pendidikan, atau kehidupan sehari-hari, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan tenaga profesional guna memahami kemungkinan faktor lain yang berperan.

Mengatasi kebiasaan menunda pekerjaan bukan sekadar soal memaksa diri agar selalu sibuk. Kuncinya adalah memahami penyebab penundaan, membuat tugas lebih mudah dimulai, mengelola gangguan, dan menyusun target yang realistis.

Dengan menerapkan langkah-langkah sederhana secara konsisten, Anda dapat membangun rutinitas yang lebih teratur, menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik, dan mengurangi tekanan akibat tenggat waktu yang semakin dekat.