NADIKABAR.COM — Tanda tangan mungkin terlihat sederhana. Hanya berupa nama, beberapa garis, atau coretan yang kadang bahkan sulit dibaca. Namun, ketika dibubuhkan pada dokumen tertentu, tanda tangan bisa memiliki konsekuensi hukum.
Itulah sebabnya tanda tangan tidak sekadar soal bentuk atau seberapa bagus seseorang membuatnya. Dalam konteks hukum, ada hal lain yang jauh lebih penting, seperti siapa yang menandatangani, apakah orang tersebut memang berwenang, apa isi dokumennya, serta bagaimana tanda tangan tersebut dapat dibuktikan.
Lantas, apa yang sebenarnya membuat sebuah tanda tangan dianggap sah secara hukum?
Bukan soal bagus atau jeleknya tanda tangan
Tidak ada keharusan bahwa tanda tangan harus terlihat rumit, mudah dibaca, atau memiliki bentuk tertentu agar dianggap sah.
Yang menjadi perhatian utama adalah keterkaitan tanda tangan dengan orang yang menandatanganinya dan dokumen yang disepakati.
Dalam praktik hukum perdata, tanda tangan pada dokumen dapat menjadi bagian dari pembuktian bahwa seseorang memang memberikan persetujuan terhadap isi dokumen tersebut. Karena itu, persoalannya bukan apakah tanda tangannya terlihat indah, melainkan apakah tanda tangan tersebut benar-benar dapat dikaitkan dengan pihak yang bersangkutan.
Hal ini juga menjelaskan mengapa seseorang tidak harus memiliki tanda tangan yang sama persis setiap kali menandatangani dokumen. Tanda tangan manusia secara alami dapat memiliki sedikit variasi.
Siapa yang menandatangani menjadi penting
Salah satu hal mendasar adalah identitas orang yang membubuhkan tanda tangan.
Misalnya, seseorang menandatangani perjanjian atas nama sebuah perusahaan. Persoalannya bukan hanya apakah tanda tangan tersebut menyerupai tanda tangan orang tersebut, tetapi juga apakah ia memang memiliki kewenangan untuk mewakili perusahaan.
Dengan kata lain, tanda tangan tidak berdiri sendiri. Konteks dokumen dan kapasitas orang yang menandatanganinya juga penting.
Hal tersebut menjadi semakin relevan pada dokumen yang memiliki konsekuensi hukum tertentu, seperti perjanjian, surat kuasa, dokumen perusahaan atau dokumen yang dibuat oleh pejabat yang memiliki kewenangan tertentu.
Bagaimana dengan tanda tangan elektronik?
Di era digital, tanda tangan tidak lagi selalu berupa tinta di atas kertas.
Indonesia mengakui tanda tangan elektronik sebagai bentuk tanda tangan yang dapat memiliki kekuatan hukum. Ketentuan mengenai hal tersebut diatur antara lain dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik serta Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019.
Dalam aturan tersebut, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah apabila memenuhi sejumlah persyaratan.
Di antaranya, data pembuatan tanda tangan elektronik harus terkait dengan penandatangan, berada dalam kuasa penandatangan ketika proses penandatanganan berlangsung, serta memungkinkan perubahan terhadap tanda tangan maupun informasi elektronik setelah penandatanganan diketahui.
Selain itu, harus tersedia cara untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya dan cara untuk menunjukkan bahwa penandatangan memang memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.
Jadi, tanda tangan elektronik bukan sekadar menempelkan gambar tanda tangan seseorang ke dalam dokumen PDF.
Salah satu perbedaan penting antara tanda tangan elektronik dengan sekadar gambar tanda tangan adalah mekanisme untuk memastikan identitas dan integritas dokumen.
Pada sistem tanda tangan elektronik tertentu, terdapat sertifikat elektronik yang digunakan untuk membantu proses identifikasi dan autentikasi.
Karena itu, tanda tangan elektronik yang memenuhi persyaratan hukum dapat digunakan untuk memberikan persetujuan terhadap dokumen elektronik, meskipun prosesnya tidak dilakukan dengan membubuhkan tinta secara langsung di atas kertas.
Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 yang mengubah UU ITE juga tetap mengakui informasi elektronik dan dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan sistem elektronik dan transaksi elektronik.
Apakah tanda tangan yang dipindai lalu ditempel ke dokumen otomatis sah?
Bagian ini sering membuat orang keliru.
Tanda tangan yang dipindai kemudian ditempel sebagai gambar ke sebuah dokumen elektronik tidak otomatis memiliki karakteristik yang sama dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi persyaratan dalam peraturan perundang-undangan.
Gambar tanda tangan pada dasarnya hanya merupakan representasi visual. Sementara itu, tanda tangan elektronik dalam kerangka hukum memiliki persyaratan yang berkaitan dengan identitas penandatangan, penguasaan data pembuatan tanda tangan, persetujuan dan kemampuan untuk mendeteksi perubahan setelah penandatanganan.
Karena itu, cara sebuah dokumen ditandatangani perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku untuk dokumen tersebut.
Lalu, apakah tanda tangan harus selalu sama?
Seseorang bisa saja membuat tanda tangan sedikit berbeda karena posisi menulis, kecepatan, kondisi tangan atau kebiasaan. Perbedaan kecil seperti itu tidak serta-merta membuat tanda tangan menjadi tidak sah.
Dalam situasi sengketa, persoalannya dapat berkembang menjadi masalah pembuktian. Jika salah satu pihak menyangkal pernah menandatangani dokumen, misalnya, maka keaslian tanda tangan dan bukti lain yang berkaitan dengan dokumen tersebut dapat menjadi hal yang diperiksa.
Karena itu, tanda tangan bukan satu-satunya hal yang perlu diperhatikan ketika menilai sebuah dokumen.
Jadi, apa yang membuat tanda tangan sah?
Secara sederhana, bukan bentuk coretannya yang menentukan.
Yang penting adalah adanya hubungan yang dapat dibuktikan antara tanda tangan, orang yang menandatangani, persetujuan terhadap isi dokumen, serta kewenangan orang tersebut jika ia bertindak untuk pihak lain.
Untuk tanda tangan elektronik, terdapat persyaratan khusus sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
Jadi, tanda tangan yang hanya terdiri dari satu garis pun tidak otomatis kurang sah dibandingkan tanda tangan yang penuh dengan lekukan. Sebaliknya, tanda tangan yang terlihat sangat meyakinkan juga tidak otomatis membuktikan bahwa dokumen tersebut sah jika ternyata dibubuhkan oleh orang yang tidak berwenang atau tanpa persetujuan pihak yang seharusnya menandatangani.
